Informer ses salariés du déménagement
La première des étapes est d’informer vos collaborateurs du projet de déménagement de votre société pour que l’information circule efficacement en interne :
Anticiper la communication interne
Annoncez le fait que vous allez déménager plusieurs mois à l’avance à vos employés.
En effet, ces derniers risquent de voir leur quotidien modifié significativement :
- Trajets domicile/travail plus longs ou plus courts,
- Nécessité de mettre les enfants à la garderie et gestion du planning familial,
- Possibilité de maintenir ou non un covoiturage ou un transport en commun pour se rendre au travail,
- Evolution des frais liés à la distance comme l’augmentation des coûts de carburant ou l’obligation de manger sur place en journée…
Une annonce en amont leur permettra de s’organiser et de limiter les impacts personnels et professionnels.
Certains ne voudront peut être pas vous suivre dans votre déménagement. En vous y prenant à l’avance, vous anticipez également un éventuel besoin de recrutement.
Pour communiquer efficacement, organisez des réunions d’informations afin que tous vos collaborateurs aient non seulement la même information, mais aussi prennent connaissance du planning et des étapes clé du déménagement :
- Mise en cartons des dossiers et documents ainsi que leur transfert,
- Démontage des meubles et l’emballage du mobilier de bureau,
- Passage du service informatique pour les ordinateurs,
- Stocker votre matériel et vos archives,
- Travaux de remise en état de votre ancien de travail par un prestataire professionnel après étude de plusieurs devis et établissement du cahier des charges,
- Signature du nouveau bail,
- Aménagement des nouveaux locaux,
- Notification au centre des formalités des entreprises (CFE) et édition d’une annonce légale pour signaler la nouvelle adresse de l’entreprise...
Pour ne rien oublier, voici notre check-list spécial déménagement professionnel de société.
On vous dit aussi tout sur les démarches administratives lors du déménagement d’une entreprise ici.
Gérer les réactions et impliquer les équipes
Afin de gérer au mieux les réactions de vos employés et leur permettre de de prendre en compte sereinement l’annonce, restez régulièrement à leur contact en organisant des visites ou des groupes de travail afin d’impliquer vos collaborateurs et de faire de ce déménagement de société le leur.
C’est également l’occasion de renforcer la cohésion de vos équipes et de vous assurer de leur bien-être.
N’hésitez pas à informer vos employés devant déménager pour suivre leur entreprise à prendre connaissances des aides et aménagements à leur disposition au pôle social de l’entreprise pour leur faciliter la tâche et alléger leur budget, comme un congé pour déménagement.
Communiquer le déménagement aux clients et partenaires
Dans un second temps, informez vos clients et vos partenaires que vous allez déménager vers une nouvelle adresse :
Choisir les bons canaux de communication
Passer un appel ou faire un simple mail ne suffira pas à ce que vos clients et partenaires intègrent pleinement votre changement de local professionnel.
Utilisez tous les moyens à votre disposition pour créer des rappels récurrents :
- Annonces sur les réseaux sociaux,
- Bandeaux dans la signature des mails,
- Mentions sur les factures,
- Courriers officiels à chaque étape du déménagement…
Souligner les avantages du déménagement
Comme votre effectif salarié, le déménagement de vos bureaux vers une nouvelle adresse générera certainement un questionnement de la part de vos clients et entreprises prestataires.
N’hésitez pas à mettre en avant le point fort du futur aménagement de vos locaux pour les rassurer, comme :
- Un espace de travail plus important,
- Une meilleure accessibilité, comme un site à proximité d'un port ou des autoroutes,
- De nouveaux services, comme un stockage plus important de marchandises.
Organiser une communication externe efficace
Mettez ensuite en place une communication externe pour informer vos fournisseurs et vos futurs clients :
Mettre à jour les informations pratiques
Mettez à disposition sur vos cartes de visite, site internet et documents votre nouvelle adresse, votre numéro de téléphone et un plan d’accès pour que vos fournisseurs, clients, partenaires et futurs clients puissent vous trouver ou vous joindre facilement.
Consolider les relations avec une inauguration
Une fois l’aménagement de votre nouveau siège fait, organisez une inauguration de vos nouveaux bureaux afin de faire découvrir le site à vos partenaires et clients.
Cela leur permettra de mettre des images sur votre projet et de resserrer les liens pour des collaborations longues et fructueuses.