Déménagement de bureaux : la check-list pour les pros

Une check-list pour réussir le déménagement de vos bureaux

Planifiez le déménagement de vos bureaux

Pensez à créer un planning pour éviter les mauvaises surprises dues au manque de temps ou aux oublis. La planification du déménagement de vos bureaux vous donne l’avantage de mieux visualiser et anticiper les étapes nécessaires à la préparation et à l’exécution des tâches à accomplir. La sérénité demande une organisation stricte et soignée.

Établissez un inventaire

Afin d’éviter les oublis, dressez un inventaire minutieux avec l'aide des responsables déménagement que vous pouvez désigner dans chaque service. Lister les fournitures de bureau, documents, mobilier de bureau, affaires de personnel ou encore le matériel informatique. Cette anticipation vous aide à être prêt pour le jour J.

Emballez soigneusement vos objets / meubles

Distribuez les cartons et les accessoires d’emballages afin que chacun puisse commencer le conditionnement de ses affaires. Commencez par les documents et le matériel qui ne sont pas utilisés tous les jours. Étiquetez soigneusement tous les équipements informatiques pour identifier à quels employés ils appartiennent. Répartissez les rôles et créez des horaires avec des créneaux dédiés selon les besoins.

En effet, le déménagement de bureaux est souvent une charge de travail supplémentaire pour vos collaborateurs qui doivent également poursuivre leurs fonctions dans l’entreprise. Pour ne pas perturber le fonctionnement quotidien et suivant l’ampleur votre entreprise, il est donc souvent recommandé de faire appel à des professionnels qui se chargeront de vous aider

Faites appel à des professionnels

Comme mentionné précédemment, et si vous avez un budget serré et une petite équipe, vous pouvez effectuer le déménagement de vos bureaux vous-même par l’intermédiaire d’une location de camion.

Si vous avez 20 employés ou plus, nous vous recommandons fortement de faire appel à un professionnel. Faites la comparaison des offres et du prix des différentes entreprises de déménagement en examinant les devis et en comparant les éléments secondaires comme les assurances et les services qui vous sont proposés.

L’avantage de passer par une entreprise de déménagement

Faire appel à une entreprise de déménagement pour un transfert de bureaux peut offrir de nombreux avantages, notamment :

Une planification efficace : Les entreprises de déménagement disposent d'une grande expérience dans la planification et la gestion des déménagements de bureaux, ce qui leur permet de prévoir efficacement le déplacement de vos biens et de votre matériel de manière à réduire au minimum les perturbations pour votre entreprise. 

Un emballage et un déballage de qualité : Les déménageurs professionnels sont équipés pour manipuler les biens fragiles et les équipements sensibles avec soin et professionnalisme, en les emballant soigneusement afin de prévenir tout dommage pendant le transport et en les déballant avec soin une fois arrivés à destination.

Un transport efficace et rapide : Les entreprises spécialisées dans le déménagement disposent de camions et d'équipements de transport conçus pour répondre aux besoins d'un déménagement de bureaux, ce qui leur permet de transporter efficacement vos équipements.

Une assurance pour une tranquillité supplémentaire : Les entreprises proposant des solutions de déménagement proposent souvent une assurance qui couvre les dommages éventuels survenus pendant le déménagement, ce qui peut vous apporter une tranquillité d'esprit supplémentaire.

Un gain de temps et d'efforts : Faire appel à une entreprise de déménagement pour votre déménagement de bureaux peut vous faire gagner du temps et de l'énergie en vous évitant d'avoir à gérer vous-même tous les aspects du déménagement.

En bref, faire appel à une entreprise peut vous aider à effectuer votre déménagement de bureaux en toute tranquillité d'esprit, tout en minimisant les perturbations pour votre entreprise et en vous permettant de vous concentrer sur d'autres aspects importants de votre entreprise.

Choisissez votre entreprise de déménagement

Ainsi, une entreprise de déménagement peut s'adapter à toutes les contraintes liées à votre activité et minimiser l'impact du déménagement des bureaux. Elle vous garantit une continuité de service et une reprise sereine de votre activité.

Vous avez la possibilité de choisir une entreprise de déménagement sur tout le territoire. Certaines sont spécialisées dans divers secteurs comme l’industrie, les banques, les hôpitaux, l’hôtellerie, ou encore le tertiaire.

Il est important également d’avoir une entreprise de déménagement apte à pouvoir gérer le transfert des équipements informatiques. En effet, il s’agit de l’organe central de votre entreprise sur lequel une attention toute particulière doit être portée. Pour cela nous vous recommandons de bien comparer les avis des différentes entreprises de déménagement pour trouver celle qui sera le plus adaptée à vos besoins.

Choisissez votre lieu de garde-meuble

Pour choisir le lieu de location d’un garde-meuble, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs importants :

• La date de location : elle doit être déterminée pour vérifier la disponibilité du garde-meuble situé à proximité de vos nouveaux bureaux.
• La quantité de matériels : décider quelle surface louer vous aidera à trouver un garde-meuble qui correspond à vos besoins. Nous vous recommandons également d’estimer la surface dont vous aurez besoin dans votre garde-meuble.
• L'accès au garde-meuble : assurez vous que le lieu de stockage peut accueillir les poids lourd et qu'il est possible de manœuvrer sur place.

Écrire une liste des éléments à imprimer avec temporalité

Créer une check-list avec une temporalité depuis 6 mois avant le déménagement jusqu’au jour-J est un excellent moyen de ne rien oublier.

Cette organisation vous permet de visualiser rapidement toutes les étapes nécessaires pour vous assurer un déménagement de bureaux réussi. Ainsi, en termes d'échéances, voici une liste non exhaustive de certaines étapes à effectuer.

6 mois avant le déménagement

1. Vérifiez l'état de vos nouveaux locaux.
2. Résiliez votre bail.
3. Dressez la liste de vos besoins.
4. Établissez un rétroplanning du déménagement de vos bureaux.
5. Calculez le coût de votre déménagement.
6. Informez vos collaborateurs.

3 mois avant le déménagement

1. Nommez des responsables de déménagements par service.
2. Demandez plusieurs devis aux entreprises de déménagement.

2 mois avant le déménagement

1. Listez les travaux à réaliser dans vos locaux actuels.
2. Dressez la liste des fournitures de bureau à commander.

1 mois avant de déménager

1. Commencez les cartons.
2. Faites le raccordement des lignes téléphoniques dans vos nouveaux locaux.
3. Préparez votre changement d'adresse.

Une semaine avant

1. Accordez du temps à vos collaborateurs pour finir de ranger leurs cartons.
2. Nettoyez le nouveau site.

Jour J

1. Veillez aux conditions de transfert des affaires et du personnel (passages pour transfert du mobilier, badges ou carte d’accès des collaborateurs, etc.).
2. Commencez l’aménagement de vos locaux
3. Conservez le garde-meuble pour faire du tri et archiver vos documents.