Archivage papier ou numérique : comment conserver vos papiers ?

Tout d’abord, rappelons en quoi la conservation de vos documents est cruciale :

Si tous vos papiers ne sont pas à conserver, certains doivent l’être impérativement pour des questions de délai légal. C’est le cas notamment de :

• Vos relevés de comptes bancaires à conserver durant 5 ans,
• Vos déclarations d’impôts sur le revenu, que vous devez garder 3 ans,
• Un contrat d’assurance vie, que vous devez archiver 10 ans,
• Vos fiches de paie et contrats de travail doivent être conservés à vie, de même que vos diplômes ou un contrat de mariage,
• Vos archives d’entreprise entre 1 et 30 ans, on vous dit tout sur ce point précis ici.

Globalement vous devrez conserver vos documents :

• de 10 ans à l’ensemble de votre vie pour les documents administratifs comme un livret de famille ou un permis de conduire,
• de 1 à 5 ans pour des papiers de banque,
• d’un an à l’ensemble de votre vie pour les documents liés au logement et à la propriété,
• de 1 an à la liquidation de vos droits à la retraite pour les documents liés à la santé,
• de 1 à 4 ans pour les documents fiscaux,
• durant 10 ans les contrats et les justificatifs de paiement.

Pour plus de détails sur les délais de conservation et la destruction de voss dossiers, nous vous invitons à consulter notre article “Combien de temps garder les papiers : les durées de conservation”

L’archivage doit à la fois permettre de conserver des documents en fonction du délai légal de chacun, mais aussi de retrouver rapidement un document :

Peu à peu remplacé par l’archivage numérique, l’archivage traditionnel papier reste toujours prisé des entreprises et du grand public :

L’archivage papier vous permettra :

• d’avoir immédiatement le papier physique sous la main,
• d’avoir une version physique de secours en cas de problème avec le système informatique ou de votre base documentaire,
• de disposer d’un document pérenne : sauf incident, vous n’avez plus besoin de l’imprimer,
• de maîtriser la confidentialité des documents et de limiter les risques de piratage.

Néanmoins, cette méthode :

• Prend de la place pour le stockage des documents,
• Peut être détruit physiquement lors d’un incendie, perdu dans un déménagement ou jeté par erreur, sans moyen d’en avoir une copie,
• Doit être conservé dans de bonnes conditions, dans une pièce sans humidité, à l’abri de la lumière et de la chaleur,
• N’est pas aussi rapide à consulter qu’un classement numérique et à trier par type de documents,
• Ne peut pas être consulté à distance,
• Représente un coût financier : location d’un local dédié, achat d’imprimante et de dossiers de rangement…

Depuis la reconnaissance du format électronique en 2000, l’archivage numérique ne cesse de gagner en puissance :

Grâce à une numérisation de vos documents, vous pouvez :

• Disposer de vos papiers et documents rapidement avec un classement intuitif propre à ce type de stockage,
• Accéder à vos archives à distance sous forme d’un coffre fort numérique,
• Limiter l’espace physique nécessaire au stockage de vos documents physiques,
• Faciliter votre déménagement, en évitant de devoir transporter l’ensemble de vos papiers physiques. Un déménagement amène d’ailleurs également son lot de papiers et de demandes auprès de l’administration. Pour tout savoir sur ce point, cliquez ici ! 

Néanmoins, cette solution de stockage présente aussi des inconvénients :

• Des coûts parfois importants : en effet la mise en place d’un système documentaire sécurisé peut représenter des sommes importantes en fonction de la quantité de données à stocker. Si les documents papiers numérisés de texte pur ne sont, généralement, pas très lourds à stocker, la chose devient moins évidente dès lors que le texte est accompagné d’images ou de photos, à plus forte raison si elles sont en haute définition. Il en va de même pour les vidéos.
• Des risques liés à la cybercriminalité : en effet, si vous pouvez consulter vos documents à distance grâce à internet, un pirate informatique peut également le faire de son côté malgré la mise en place d’un code d’accès. S’il existe des solutions pour renforcer la sécurité de vos données, le risque zéro n’existe malheureusement pas.

N‘hésitez pas à vous inspirer des normes NF Z 42-013 ("Archivage électronique - Recommandations et exigences" parue en octobre 2020) pour connaître les mesures techniques à mettre en œuvre ou faire appel à un professionnel de l’informatique de la sécurité des données.

Comme vous avez pu le constater, chaque solution possède ses avantages et ses inconvénients. Le plus judicieux reste de ne pas mettre tous ses oeufs dans le même panier :

L’idéal, que vous soyez une entreprise ou un particulier reste d’allier les 2 méthodes en, le stockage papier et la dématérialisation:

• Garder les papiers les plus importants ayant une durée légale de conservation de plus de 5 ans par exemple, dans un lieu approprié à leur stockage,
• Numériser l’ensemble de vos documents à l’exception de ceux dont le délai légal de conservation est de 2 ans ou au moins pour les garder à portée de main physiquement, comme une facture pour la fourniture d’articles ou d’un service.

Ainsi, vous limiterez la taille des données d’archives dans votre coffre numérique ainsi que les manipulations dans ce dernier pour supprimer des documents devenus rapidement obsolètes.

Côté archives physiques, ces dernières vous demanderont moins d’espace grâce à la sélection mise en place en amont et seront plus faciles à organiser.

N’hésitez pas non plus à créer régulièrement des sauvegardes de votre système, afin de pouvoir le restaurer au besoin.

Tous les ans, faites le point sur vos archives et procédez à la destruction des documents physiques dont la conservation n’est plus nécessaire.