Archivage des documents dans une entreprise
Archiver ses documents d'entreprise est une obligation légale. En effet, ceux-ci doivent pouvoir être consultés en cas de litiges, de contrôles ou de besoins internes à l'entreprise. Heureusement, certaines étapes incontournables vous permettront de gagner en efficacité lors de vos opérations d'archivage En fonction de la nature et du domaine d’activité des documents à archiver, les délais diffèrent, pouvant aller de 1 à 30 ans.Les étapes à suivre pour archiver des documents
Pour pouvoir les consulter à nouveau facilement ou ordonner leur destruction une fois le délai légal écoulé, mieux vaut procéder à un stockage minutieux de vos archives.
La collecte de vos documents
Pour assurer un archivage réussi, la première étape consiste à collecter vos documents tout au long de l'année en cours. Nous vous recommandons de prévoir un espace dédié aux dossiers à archiver, clairement séparé de ceux qui sont encore en cours d'utilisation.
Voici une liste non exhaustive des différentes catégories de document à conserver :
- Les documents civils et commerciaux à conserver entre 2 et 30 ans, comme les contrats, les conventions, les dossiers d’avocat, les contrats d’assurances, les garanties concernant des biens ou des services, ou les contrats d'acquisitions immobilières.
- Les pièces comptables à archiver 10 ans , comme une pièce justificative (bons de commande, factures, etc.), un livre ou un registre comptable (livre d’inventaire, grand livre, etc.)
- Les données fiscales à stocker pendant 6 ans, comme les impôts sur les sociétés, la CFE, la TVA…
- Les dossiers liés à la société commerciale à garder entre 3 et 10 ans, tels que les statuts de l’entreprise, le compte annuel, les fusions…
Les papiers relatifs à la gestion du personnel, à conserver entre 1 et 5 ans, comme les registres uniques du personnel, les fiches de paie, les décomptes d’heures de travail, etc.).
La classification des documents à archiver
Après avoir collecté vos documents, il est important de procéder à un premier classement en les regroupant par type et par date, si cela n'a pas été fait au préalable. Cela vous permettra de les localiser facilement en cas de besoin et de regrouper ceux ayant des délais de conservation similaires.
Une fois cette étape terminée, nous vous recommandons de référencer tous les documents dans les boîtes à archives en créant des index afin de faciliter vos recherches ultérieures.
Ainsi, une fois le délai de conservation d'un document écoulé, il ne sera pas nécessaire de trier à nouveau les éléments à archiver définitivement de ceux dont le délai de stockage est encore en cours. En fonction des délais prévus, vous pourrez déterminer les conditions de conservation appropriées pour chaque type de document.
Le stockage des archives
La troisième étape consiste à stocker vos documents à archiver. Deux options s'offrent à vous : le stockage en ligne (ou dématérialisé) ou le stockage physique. Nous vous recommandons d'utiliser les deux solutions afin d'avoir un plan B en cas de problème avec l'une d'entre elles.
Le stockage de documents en ligne
Si vous utilisez une GED (Gestion Electronique des Documents) ou souhaitez numériser vos documents à archiver, la gestion du stockage en ligne peut être une option intéressante. Vous bénéficiez d’un gain de place conséquent et ne serez pas impactés par les inconvénients liés au stockage du papier, comme la dégradation ou la perte. Cependant, la voie électronique nécessite des protocoles de sécurité ainsi qu’une mise à jour constante pour éviter de rendre vos fichiers numériques obsolètes ou corrompus.
Pour choisir votre logiciel de stockage de données, étudiez attentivement les CGV afin de prendre connaissance du niveau de sécurité garanti, de ses fonctionnalités et de sa pérennité.
Le stockage de documents physique
Si vous souhaitez conserver vos dossiers physiquement, vous devrez faire très attention aux conditions de stockage. Pour cela, trouvez un local propre, non-humide, non exposé aux intempéries et sécurisé.
Les garde-meubles en libre service offrent une excellente solution si vous ne possédez pas un endroit approprié en interne.
Pour être sûr de trouver l’endroit adéquat, découvrez notre article location d'un espace de stockage pour professionnels qui traite des critères à prendre en compte pour la location d’un garde meuble pour des raisons professionnelles.
La gestion des accès aux archives
Si vos archives sont stockées physiquement dans vos locaux ou dans un garde meuble, nommez un responsable des clés ou d’un code de sécurité qui veillera à ce qu’elles ne tombent pas entre de mauvaises mains en limitant les allées et venues.
Dans le cas d’un stockage en ligne, limitez les accès aux données grâce aux paramétrages de votre logiciel.
Quels sont les enjeux de l’archivage des documents ?
Conserver ses documents pendant la durée minimale imposée par la loi française permet aux entreprises de protéger leurs droits en cas de litiges et d’apporter des justificatifs liés à leurs activités en cas de contrôles administratifs.
Les enjeux juridiques
D’un point de vue légal, il est important de faire attention à l’archivage de vos documents car les archives sont souvent soumises à des délais de conservation spécifiques imposés par la législation. Il est donc essentiel de respecter ces délais pour se conformer aux exigences légales et réglementaires, ainsi que pour répondre aux besoins éventuels de preuve dans le cadre de litiges ou d'audits.
Les enjeux financiers
Le non-respect des obligations légales, l'utilisation d'un logiciel obsolète avec des données numériques corrompues ou encore une mauvaise organisation des documents physiques peuvent entraîner des conséquences financières pour l'entreprise. En cas de non-conservation ou de non-tenue des documents fiscaux, l'entreprise s'expose à une amende de 10 000 € ou plus, en fonction de la gravité des infractions.
Les enjeux de sécurité
Vos archives peuvent contenir des données sensibles pour votre société, mais également pour vos collaborateurs ainsi que vos clients. Vous devez en contrôler l’accès, afin de préserver leur authenticité et d’éviter les écueils (informations modifiées ou divulguées à votre insu).
L’importance d’une gestion efficace des archives
En conclusion, l'archivage des documents d'entreprise revêt une importance cruciale en raison de ses implications légales, financières et de sécurité. Respecter les délais de conservation requis permet de protéger les droits de l'entreprise, de fournir des justificatifs lors de contrôles et de disposer de preuves en cas de litiges.
Les étapes incontournables telles que la collecte soigneuse des documents, leur classification méthodique et leur stockage sécurisé, que ce soit en ligne ou physiquement, contribuent à améliorer l'efficacité des opérations d'archivage.